Wie één vakantiewoning verhuurt, kan vaak prima werken met een kalender, een booking widget of een link naar een bestaand boekingssysteem. Zodra je verhuuradministratie uitgebreider wordt, komt vaak een PMS in beeld. PMS staat voor Property Management System: verhuursoftware waarin je bijvoorbeeld woningen, beschikbaarheid, tarieven en reserveringen beheert.
Een eigen vakantiehuiswebsite kan met zo'n systeem worden verbonden via een API-koppeling. De website haalt dan gegevens uit de verhuursoftware en kan, afhankelijk van de mogelijkheden van het platform, ook informatie terugsturen. Zo hoeven website en verhuuradministratie niet als twee losse systemen naast elkaar te bestaan.
Wat doet een PMS bij vakantieverhuur?
Een PMS is de centrale administratie achter de verhuur. Afhankelijk van het softwarepakket beheer je er accommodaties, reserveringen, beschikbaarheid, prijzen, gasten en andere operationele informatie. Veel systemen combineren dit met channel management, zodat gegevens ook naar externe boekingskanalen kunnen worden gestuurd.
Voor een eigenaar met één woning kan een eenvoudig systeem voldoende zijn. Bij meerdere woningen of veel boekingskanalen wordt centrale administratie belangrijker, omdat wijzigingen anders op meerdere plekken handmatig moeten worden bijgehouden.
Wat is een API-koppeling in gewone taal?
Een API is een afgesproken manier waarop twee systemen gegevens met elkaar uitwisselen. Voor een vakantieverhuurwebsite betekent dit bijvoorbeeld dat de website kan opvragen welke nachten beschikbaar zijn, welke prijs voor een bepaalde periode geldt of welke woninggegevens in het PMS staan.
De koppeling draait op de achtergrond. Voor de bezoeker blijft het gewoon een normale website. Het verschil zit in de bron van de informatie: beschikbaarheid en andere gegevens kunnen uit het verhuursysteem komen in plaats van handmatig op de website te worden bijgehouden.
Welke gegevens kunnen worden gesynchroniseerd?
Dat verschilt per leverancier, account en API. Veelgebruikte gegevens zijn beschikbaarheid, tarieven, reserveringen en woninginformatie. Sommige platformen bieden daarnaast toegang tot foto's, voorzieningen, gastinformatie, prijsregels of andere onderdelen van de verhuuradministratie.
De officiële documentatie laat zien dat de mogelijkheden per systeem verschillen. Beds24 API V2 biedt toegang tot onder andere properties, bookings en inventory, waaronder availability en prijzen. Smoobu documenteert reserveringen, tarieven en beschikbaarheid. Hostaway biedt onder meer listings, reservations en kalenderinformatie. Guesty biedt toegang tot listings, reservations en booking flows. Booking Experts heeft endpoints voor beschikbaarheid en prijzen. Lodgify en Avantio bieden eveneens API-integraties voor vakantieverhuur. Daarom wordt iedere implementatie afgestemd op het systeem, account en de actuele officiële API-documentatie.
Welke verhuursoftware kan aan een eigen website worden gekoppeld?
Voorbeelden van bekende systemen in de vakantieverhuur zijn Lodgify, Beds24, Smoobu, Booking Experts, Guesty, Hostaway en Avantio. Of een volledige koppeling mogelijk is, hangt af van de API die de leverancier voor jouw account beschikbaar stelt en van de gegevens die je op de website wilt gebruiken.
De officiële documentatie van de leverancier is daarbij leidend. Een koppeling wordt niet opgebouwd op basis van aannames over wat een PMS zou moeten kunnen, maar op basis van de actuele endpoints, authenticatie en datavelden die het betreffende platform daadwerkelijk ondersteunt.
Wat is het verschil tussen een kalender, booking widget en PMS-koppeling?
Een kalender of booking widget is een praktische manier om beschikbaarheid of een bestaande boekingsmodule op je website te tonen. Dat is vaak voldoende wanneer je vooral wilt dat gasten vanuit je website verder kunnen boeken in een extern systeem.
Een PMS-koppeling gaat verder doordat de website rechtstreeks gegevens uit de verhuursoftware kan gebruiken. Daardoor kan de website veel beter aansluiten op je bestaande administratie, vooral als je meerdere woningen, wisselende tarieven of een uitgebreider boekingsproces hebt.
Kan een PMS-koppeling overboekingen voorkomen?
Een centrale beschikbaarheidsbron verkleint de kans dat verschillende systemen met verschillende informatie werken. De uiteindelijke betrouwbaarheid hangt wel af van de gekozen software, de ingestelde synchronisatie en de API. De website moet daarom dezelfde actuele bron gebruiken als de rest van je verhuurproces.
Wat kost een PMS-koppeling met een vakantiehuiswebsite?
Bij Costa Wave Web is een koppeling met een PMS of vakantieverhuur administratiesysteem mogelijk vanaf € 1.195,-. De exacte prijs hangt af van het gekozen website-design, het softwarepakket en de hoeveelheid gegevens en functionaliteit die via de API moet worden gekoppeld.
De levertijd voor een website met PMS-koppeling is ongeveer 2 tot 3 weken. Voor hosting en onderhoud kun je kiezen uit de beschikbare onderhoud- en hostingpakketten. Het Onderhoud & Hosting pakket Basis kost € 25,- per maand. Structurele wijzigingen aan de API-koppeling, wijzigingen in API-code of uitbreiding van de integratie vallen daar niet onder en worden apart berekend.
Wanneer is een PMS-koppeling de juiste keuze?
Een volledige koppeling is vooral logisch als je verhuursoftware al de centrale plek is waar je je verhuur beheert. De website kan daar dan op aansluiten in plaats van een tweede administratie te worden. Bij één eenvoudige woning zonder uitgebreide automatisering kan een kalender of booking widget juist voldoende zijn.
Het uitgangspunt is daarom niet zoveel mogelijk techniek, maar de juiste koppeling voor je verhuurproces. Eerst wordt gekeken welke software je gebruikt, welke gegevens beschikbaar zijn en wat de gast op de website moet kunnen zien of doen.
Bekijk de vakantieverhuur website designs en PMS-mogelijkheden.
